PASS FM Cilegon – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Cilegon mendatangi sekolah-sekolah di Kota Cilegon untuk mengarsipkan ijazah siswa yang baru lulus tahun 2024. Pengarsipan ijazah ini dilakukan dengan sistem enkapsulasi.
Menurut Kepala Bidang Kearsipan pada DPK Kota Cilegon, Eem Rohaemi, enkapsulasi adalah cara pengarsipan dokumen dengan memasukkannya ke dalam plastik khusus.
“Ini merupakan salah satu program unggulan DPK Kota Cilegon, dimana kami memberikan layanan arsip secara modern dan diakui oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia),” kata Eem, Selasa (25 Juni 2024).
Dikatakan Eem, ijazah merupakan salah satu arsip vital yang perlu mendapat perlindungan ekstra. Selain dienkapsulasi, pihaknya juga langsung melakukan scanning dengan ukuran 600 dots per inch (DPI), yakni detail informasi soal tingkat ketajaman gambar jika gambar tersebut dicetak.
“Kalau sudah di-scan, apabila ijazahnya hilang atau rusak pun masih ada back-up sehingga kita masih menyimpan jejak digitalnya. Apalagi file dokumen yang di-scan itu kualitasnya sangat baik sehingga apabila dicetak bisa sama seperti aslinya,” jelas Eem.
Menurut Eem, enkapsulasi merupakan cara yang paling direkomendasikan dibandingkan dengan laminating yang bisa merusak dokumen. “Ini sudah diuji kelayakannya, tidak akan merusak isi berita informasi yang ada di arsip,” katanya.
Sementara itu, Kepala DKP Kota Cilegon Ismatullah Syihabudin mengatakan bahwa target enkapsulasi pada tahun ini meningkat dibandingkan tahun sebelumnya yang hanya melayani SMP Negeri.
“Ini merupakan program tahun kedua, target kita sekarang bagaimana bisa melayani arsip ijazah SD dan SMP swasta. Tahun depan mudah-mudahan juga merambah ke PAUD dan TK. Tahun berikutnya lagi ijazah MTs dan Aliyah di bawah Kemenag, lalu SLTA. Tahun berikutnya lagi ke masyarakat, tapi tergantung anggarannya,” kata dia.
Menurut Ismatullah, DPK sebetulnya bukan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) kecil, tapi OPD dengan tanggung jawab besar namun anggarannya kecil. “Kami merasa punya tanggung jawab besar kepada masyarakat Kota Cilegon untuk bagaimana melindungi dan menyelamatkan arsip. Inilah yang mesti dipahami,” ucapnya. [PASS News]
